Primair is toegangscontrole feitelijk niets anders dan “Wie, waar en wanneer naar binnen mag”. Met andere woorden een toegangscontrole systeem herkent een persoon die in bezit is van een geldige informatiedrager (digitale sleutel/pasje) en/of een biometrisch kenmerk (bijvoorbeeld vinger en iris). Vervolgens bepaalt het systeem of de persoon geautoriseerd is voor de betreffende locatie op het juiste tijdstip en verleent al dan niet toegang.
De gebruikers krijgen een digitale sleutel/pasje ter vervanging van de normale sleutel om deuren/ruimtes te openen en te sluiten. In de sleutel zit een unieke code. De sleutel wordt gelezen door het slot, deze checkt of de sleutelhouder de juiste rechten heeft voor het betreden van die ruimte en registreert de tijd. Bij een biometrische toegangscontrole is er geen sleutel/pasje nodig. Door middel van het tonen van vingerafdruk, hand, gezicht of iris wordt er wel of niet toegang verleend.
